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M. Scholz

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    Hier der Text von Ulrich:

    Nach den Vorschriften der EU-DSGVO müssen von Kunden, mit denen seit 10 Jahren und länger keine geschäftlichen Kontakte mehr bestanden haben, alle Daten gelöscht werden.
    In einem Chat mit der Überschrift „Löschungen Datenschutz“ vom 08.06.2018 wurde angefragt, ob das Löschen dieser Daten in Zukunft im Programm möglich sein wird.
    In der Antwort mit dem Hinweis „Fertiggestellt“ teilte Herr Steven Lewis am 18.02.2019 mit, das ab der Version 6.4 das Löschen einer Adresse möglich sein soll, wenn keine aufbewahrungspflichtigen Dokumente mehr vorliegen.
    Das trifft nicht den Kern des Problems. Es muss nicht nur die Adresse des Kunden gelöscht werden, sondern alle Dokumente, die in Verbindung mit diesem Kunden stehen.
    Es gibt keine rechtliche Regelung, sowohl steuer- als auch handelsrechtlich, die dieser Funktion entgegensteht, da alle Dokumente, die in der Software erstellt und gespeichert werden, eine maximale Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren haben.
    Im Übrigen ist es dem Unternehmer gestattet, alle Dokumente nach maximal 10 Jahren zu vernichten bzw. zu löschen. Dies ist gängige Praxis in Unternehmen, um den Umfang bei Steuerprüfungen so gering wie möglich und zulässig zu halten.
    Auch werden Dokumente von Kunden, deren Daten schon gelöscht wurden, weiterhin im Programm gespeichert. Auch hier muss es die Möglichkeit geben, diese zu löschen.
    Was in der aktuellen Version von TopKontor fehlt, ist die Möglichkeit, alte Dokumente zu löschen.
    Benötigt werden Funktionen, alle gespeicherten Rechnungen, Aufträge, Angebote in einer Übersicht darzustellen und alle Dokumente älter 10 Jahre zu löschen.

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    Zur Info: Man kann sich für den Reportgenerator ein zusätzliches Modul kaufen, sodass man selbst alle Reporte bearbeiten kann.

    Leider ist die Bedingung nicht einfach, jedoch gibt es vom eigentlich Hersteller des Programms, also für den Generator, eine gute Anleitung.

    So haben wir unsere Reparturaufträge, Aufmaße, Wartunglisten, etc. nach unseren Bedürfnissen anpassen können.

    Schade dass dies nur über diesen umständlichen weg möglich ist.

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    Der Support hat mi empfohlen mein Feedback bezüglich der DMS Schnittstelle auch hier zu teilen. Dies war das einzig vorhandene Thema zur DMS Schnittstelle, daher der Kommentar hier:

    Die Service- und Wartungsrechnungen werden im tophandwerk im W&S Modul beim jeweiligen Wartungsprojekt zur jeweiligen Anlage zugeordnet. Diese Übersicht ist sehr praktisch, vor allem bei Projekten mit mehrere Anlagen! Da die Anlagennummer nicht in der PDF-Export Schnittstelle mit ausgegeben werden können, kann ein Drittprogramm die Service- und Wartungsrechnungen nur nach den Wartungsprojektnummern zuordnen.

    Bei unserem Gewerk bedeutet dies z.B. bei einem Kunden mit 5 Hebeanlagen im Objekt, welche ¼ jährlich gewartet werden, dass pro Jahr mindestens 16 Rechnungen (je Anlage eine Rechnung für eine Wartung) angelegt werden. Spätestens nach 2 bis 3 Jahren und eventuellen zusätzlichen Serviceeinsätzen wird die Übersicht katastrophal sein, da eine Trennung der Anlagen ohne die Anlagennummern nicht möglich ist.

    In unserem Fall soll ELO professional angeben wurden. Da die Schnittstellen in diese Richtung seitens tophandwerk sowieso schon sehr beschränkt sind z.B. keine Synchronisation der Kontakte möglich, keine automatische Ausgabe der Belege die im Reportgenerator erzeugt werden, etc. , würden wir uns heute vermutlich für eine andere Handwerkersoftware entscheiden. Jetzt müssen wir mit vielen Behelfslösungen zurechtkommen, welche eventuell langfristig nicht tragbar sind und eine andere Handwerkersoftware erfordern.

    Es ist zwar schön dass es eine Zusammenarbeit mit ecoDMS gibt, jedoch ist dies leider nicht die passende Software für unser Unternehmen. Seitens tophandwerk sollten gängige Schnittstellen zukünftig für Drittanbietersystem besser unterstützt werden.

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    Diese Funktion würde eine Pflege von vorhandenen Anlagen sehr erleichtern. Oft sind nicht alle Daten bei der Erstellung der Anlage vorhanden, sodass beim ersten Termin vor Ort diese dann einfach ergänzt werden könnten!

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    Das "mobile" Anlegen von Serviceaufträgen ist leider mit dem jetzigen Prozessablauf von Wartung & Service nur sehr schwierig umsetzbar. Hier werden wir den weiteren Verlauf dieses Wunsches beobachten und zum späteren Zeitpunkt erneut bewerten.


    Hinsichtlich des Arbeitsberichts im Serviceauftrag - diesen Wunsch gibt es bereits in einem anderen Ticket. Wir werden mit den Kollegen aus der Entwicklung Handwerk mal abstimmen, wo und wie wir die Arbeitsbeschreibung unterbringen können. Sobald es diese auch im Handwerk gibt, können wir die auch mobil umsetzen.

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    Wir würde die hand:werk App auch schon längst für alle unserer 30 Mitarbeiter nutzen wollen. Da jedoch in vielen Bereichen noch mit Workarounds gearbeitet werden muss, wird die Umsetzung für alle Mitarbeiter immer wieder ausgebremst. Wir testen die App immer noch nur mit 2 Mitarbeitern, weil es immer wieder Probleme gibt bzw. wichtige Funktionen fehlen.

    Das W&S Modul im tophandwerk hat ja bereits praktische Funktionen mit der guten Strukturierung der Wartungsprojekte mit den jeweiligen zugehörigen Anlagen. Warum wird dies nicht in die App übernommen?
    Beispiel: Wenn bei uns "Bahnhofstraße" in die Suche eingegeben wird erscheinen ca. 50 Anlagen. Wenn man dann die Hausnummer ergänzt erscheinen teilweise immer noch 10 Anlagen, da es eine Bahnhofstraße fast in jedem Ort gibt.
    Warum kann man nicht zuerst das Projekt suchen und dort dann die vorhandenen Anlagen aufgelistet bekommen, wie es im tophandwerk auch der Fall ist? Dies würde die Übersicht um ein Vielfaches vereinfachen!

    Dann können im tophandwerk sehr einfach zu vorhandenen Anlagen Serviceaufträge für Störfalle oder Reparaturen erstellt werden. Hier nutzen wir dann ein selbst erstelltes Formular, damit man überhaupt die Möglichkeit hat einen Art „Arbeitsauftrag“ in Textform mit an den Mitarbeitern an die Hand zu geben, da es kein vorgesehenes Feld gibt wie im Reparaturcenter.
    Nun kommen wir zum Problem bei der App: Hier gibts es keine Möglichkeit den Mitarbeitern einen Arbeitsauftrag in Textform vorzugeben. Es würde theoretisch die Arbeitsbeschreibung, welche bei der Anlage fest hinterlegt ist, angezeigt werden, aber dieser bringt im Falle einer Störung oder Reparatur überhaupt nichts!
    Schlussfolgerung: Die App kann in diesem Bereich aktuell bei uns nicht eingesetzt werden. Somit könnte nur ein Teil der Aufträge mobil abgearbeitet werden, aber mit nur einem Teil wollen wir nicht anfangen, sondern mit der kompletten Umstellung.

    Zudem kommt der hier erwähnte Punkt noch dazu: Es können keine Aufträge vor Ort durch die Mitarbeiter erstellt werden.
    Beispiel: Mitarbeiter stellt im Zuge der Jahreswartungsarbeiten fest, dass z.B. ein Schnellentlüfter an der Heizungsanlage defekt ist, welcher standardmäßig im Auto mitgeführt wird. Hierfür muss nun zwingend ein separater Auftrag erfasst und abgerechnet werden, da dies nicht Bestandteil der Wartung ist und daher nicht über die Nebenkosten abgerechnet werden darf.
    Da wäre es doch super, wenn er diesen Auftrag direkt vor Ort erfasst und direkt bearbeiten kann und nicht wie aktuell im Nachgang ein Auftrag erfasst und bearbeitet werden muss!

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    Wir freuen uns auf die Umsetzung! Danke

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    Das wäre super! Die Abfrage empfinden wir auch als störend.

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    Der Button "Rückgängig" wäre sehr wichtig, falls man ausversehen mehrere Positionen löscht oder überschreibt (z.B. beim Einfügen vom Titel).

    Da die Umsetzung scheinbar nicht so einfach ist, könnte man eventuell eine Art Schutz einbauen, wenn man mehrere Positionen auf einmal löschen oder überschrieben würde?
    Also ein zusätzliches Fenster was in solch einem Fall aufgehen würde und abfragt "Wollen Sie tatsächlich X Positionen löschen/ überschreiben?"

    Es wäre also eine Art Zwischenschritt, der sich automatisch aktiviert sobald man z.B. mehr als 2 Positionen (könnte man evtl. selbst einstellen) markiert und auf löschen oder einfügen klickt.

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    Gibt es einen aktuellen Stand zum "Rückgängig" Button? Wir sind nun bei der Version 7 angelangt...

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    Ist uns auch schon passiert. Hier sollte es die Möglichkeit geben in dem Programmeinstellungen das standardmäßig auf "kumuliert" oder "nicht kumuliert" zu ändern.

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    Eigene Kommentare wäre eine wichtige Funktion!

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    Herr Sörensen hat hier absolut recht. Wir haben dasselbe Problem. Wir müssen daher immer 2 Felder nutzen...

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