Wenn ich das richtig verstehe, dann wäre es Sinnvoll, wenn ich auf "Dokument öffnen" klicke, dass ich dann eine Spalte mit den Freien Formularfeldern hätte. Dann könnten die Dokumente nach einem Merkmal des Formularfeldes sortiert werden und man findet schneller das entsprechende Dokument... Sinnvoll... Wird insofern schwierig, weil die Daten nicht Inder Dokumententabelle aufgenommen werden.
Wenn die Dokumente allerdings von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden, kann man die Spalte "Benutzer" einblenden und dann über das Antennensymbol die entsprechenden Mitarbeiter auswählen und hat somit eine Vorauswahl getroffen. Mehr fällt mir auf die schnelle nicht ein.

Beschreiben ja, hilft nur nicht wenn diese nicht sichtbar gemacht bzw ausgewertet werden können.
Wäre dies für die Zukunft eventuell eine Programmierung wert?

Im Formulareditor kann man die Felderr so einstellen, dass diese z.B. nur am Bildschirm zu sehen sind - beim Mailversand und Druck aber ausgeblendet sind. Das funktioniert !
Aber danach filtern können Sie nicht. Dann müssen Sie wie unten beschrieben verfahren.

Das wäre eine etwas umständliche Möglichkeit zumal wir dann auch weiterhin die Erlöskonten auswerten können.

Um es genauer zu verstehen:
Wir haben verschiedene Gewerke und würden in die Dokumente ein freies Formularfeld einfügen, welches nicht gedruckt wird, allerdings für uns sichtbar in den Übersichten ist. Somit kann jeder direkt auf seinen Bereich filtern kann ohne alle Dokumente durchgehen zu müssen

Ich gehe davon aus, Sie wollen im Reportgenerator --> Dokumente ---> Dokumentenübersicht eine zusätzliche Auswahlfunktion nach freien Formularfeldern haben.

Dazu müssen Sie sich an Ihren Fachhändler wenden, der Ihnen einen individuellen Report programmiert - sofern technisch machbar.