TopKontor - kaufmännische Software

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  1. Verknüpfung durch zusätzlichen Reiter in Kundenstamm zu den Anlagen

    Ich wünsche mir einen Zusätzlichen Reiter im Kundenstamm, über den ich direkt in die Anlagen (Wartung und Service) der Kunden springen kann.

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  2. Vor dem Wartungstermin eine Erinnerung bekommen für Material bzw. Ersatzteilbestellung

    Bei Wartungsanlagen wird häufig drohender Verschleiß oder für den nächsten Wartungstermin notwendiges Material festgestellt.
    Nach einem Jahr weiß kein Monteur mehr von dem drohenden Verschleiß bzw. notwendigen Material/Arbeiten mehr.
    Es wäre daher sinnvoll eine Eingabemöglichkeit zu besitzen, für notwendige Arbeiten bzw. Material beim nächsten Wartungstermin.
    Der neue Wartungstermin wird üblicherweise per Telefon, Post oder E-Mail ca. 14 Tage im Voraus abgestimmt. Die fälligen Termine tauchen im Modul & Service unter "Wartungsaufgaben anzeigen" auf. Genau an dieser Stelle bzw. zu diesem Zeitpunkt sollte die Erinnerung für die notwendigen Arbeiten bzw. notwendiges Material auftauchen. Somit kann man mit dem Kunden diese Arbeiten…

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  3. Rechnungen aus der Stapelverarbeitung per Email versenden

    Immer mehr Kunden wollen die Rechnungen elektronisch erhalten. Das funktioniert als Einzelrechnung super, aber leider nicht im Rahmen der Stapelverarbeitung. Es sollen ca. 300 Rechnungen pro Monat per E-Mail versandt werden.

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  4. Benachrichtigungstool, bei eingehenden Nachrichten oder beendeten Arbeiten

    Sobald ein Monteur die Arbeiten an einem Auftrag abgeschlossen hat und dies auf seinem Tablett vermerkt oder wenn er über Topkontor Handwerk eine Nachricht verschickt, sollte ein Popup-Fenster oder ein aufblinkendes Feld erscheinen, dass anzeigt: Du hast Post oder ähnliches, damit man quasi in Echtzeit auf die Nachrichten reagieren kann.

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  5. Excel Exports von Reports und weiteren Daten

    Für verschiedene Anwendungsfälle ist es sinnvoll Daten aus TopKontor mit Excel weiter zu verarbeiten. Hierfür wäre ein Excel Export (analog Report) sinnvoll. Grundsätzlich sollten alle Daten, die strukturiert im System vorliegen, auch auswertbar sein.

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  6. Abrechnungszeitraum in Wartung & Service Vertragsrechnungen

    Wir rechnen sehr häufig Grundgebühren über W&S ab.
    Dies erfolgt meist entweder quartalsweise oder jährlich.
    Es wäre super, wenn auf der Vertragsrechnung der Abrechnungszeitraum angedruckt werden könnte (z.B. 01.04. - 30.06.).
    Momentan steht auf meiner Rechnung "Abrechnung für das laufende Quartal".
    Das ist leider nicht so ganz optimal.

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  7. im Wartungsvertrag eine Position als Bedarfsposition ausweisen

    Es gibt Wartungsverträge wo wir Bedarfspositionen benötigen.

    Leider gibt es keine Möglichkeit, außer die Stückzahl auf 0 zu setzten, diese Position so auszuweisen wie im Angebot.
    Bei einer Stückzahl von 0, steht im GP jedoch nicht E.P. und die Position ist nihct kursiv.

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  8. Wartung und Service - Gekündigte Verträge

    Hallo,
    leider kann man bei der Liste der Dokumente des Projektes der W&S Projektverwaltung nur sehen wann der Vertrag begonnen hat. Auf ein Ende wird jedoch nicht hingewiesen. siehe Anlage. Es wäre gut, wenn direkt zu erkennen wäre, dass eine Vertrag z. B. gekündigt/beendet wurde.

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  9. Formulare in W&S müssen gestaltbar werden

    Das Formular Reparaturauftrag sollte bearbeitbar sein.
    Zum Beispiel ist die vorgegebene Bezeichnung Anfahrt sowohl oben rechts, als auch unten in der Fusszeile.
    Muss man An- und Abfahrt berechnen sind die Bezeichnungen irreführend.
    Ebenso die vorgegebenen Arbeitszeiten Zeiten "von - bis".
    Hier ergeben sich meist riesige Diskussionen, bei Angabe von z.Bsp.: 10:30 bis 11:23 - hier rechnen wir 15 minutenweise, also 1 Std. Schlecht, wenn der Monteur die vorgegebenen Eingabefelder ausfüllt oder gar der Kunde Begin und Ende hineinschreibt.

    Eine Gestaltung der Modul Formulare ist eigendlich unabdingbar.

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  10. Checklisten-Funktion

    Eine Instandhaltungssoftware sollte neben der Möglichkeit Checklisten (oder Messprotokolle) zu gestalten auch eine Möglichkeit haben diese digital auszufüllen - idealerweise auch per App. Damit wird eine Menge Papier und Zeit gespart und es ergeben sich durch Datenbank-strukturierte Informationen neue Auswertemöglichkeiten.

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  11. Anlagen "nicht mehr vorhanden" setzen.

    Es werden immer wieder Bestandsanlagen gegen neue Anlagen ausgetauscht. Damit für die "alte" Anlagen keine neuen Aufträge mehr erstellt werden können, wäre eine Option wie z.B. "Anlage nicht mehr vorhanden" hilfreich.

    Wenn dieses Feld ausgewällt wird, sollten keine neue Aufträge mehr für diese Anlage angelegt werden können, sowie die Wartungen automatisch entfernt und auf "Keine Wartung" gesetzt werden.

    Somit wäre die alte Anlage immer noch im passendem Projekt und die Anlagenhistorie einsehbar, jedoch könnten keine neuen Aufträge mehr erstellt werden.

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  12. Zur Anlage im Modul W&S gehört auch ein Asprechpartner!

    Der Wartungsmonteur braucht diese Information, um schnell zur Anlage zu kommen.

    Franz Ludwig

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  13. Suchfunktion für Wartungsaufgaben

    Im Workflow für Wartungsaufgaben gibt es keine Filter- oder Suchfunktion. Bei vielen Vorgängen gestaltet sich das heraussuchen nur über Sortierung als langwierig. Eine Suchfunktion würde die Arbeitsabläufe effizienter gestalten.

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  14. Wartungsvertragsverwaltung

    Unser Problem seit Jahren. Wartungsvertrag mit Kunden zur jährlichen Wartung. Kein Anschreiben mit Terminvorschlag und automatischer Erzeugung des Datums für nächstes Jahr möglich. Da das Anschreiben nur über das Service Modul erzeugt werden kann. Da das Protokoll darüber einmal bei der Anlage verbleibt, einmal zurück als Nachweis ins Büro geht und einmal zum Kunden bzw. Rechnungsempfänger gesandt wird arbeiten hier mit eigenen Vordrucksblocks mit selbst durchschreibende Durchschlägen. Somit wird weder ein Auftrag aktiviert noch eine Servicerechnung erstellt, da diese ja über die Vertragsrechnung erstellt worden ist. Ergo gibt es keine Hochrechnung für das Datum im folge Jahr. Also muss man…

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  15. Betreff bei Anhängen im Modul Wartung&Service sollte änderbar sein

    Bei Dokumenten o.ä., die ich per Drag&Drop in ein Projekt ziehe, kann ich den Namen über "Betreff ändern" anpassen. Im WS-Modul lässt sich der Name nicht mehr bearbeiten.
    Das sollte m.E. gleich aufgebaut sein, da das WS-Modul ja offensichtlich von der Projektansicht adaptiert wurde.

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  16. Liefersperre in Stapelverarbeitung um betreffende Kundennummer ergänzen

    wenn wir in Wartung + Service den Verarbeitungsassistenten nutzen, um Serviceaufträge im Stapel zu drucken, kommt immer der Hinweis, dass eine Liefersperre hinterlegt ist, sofern Kunden betroffen sind, die eine Liefersperre im Kundenstamm gesetzt haben. Während der Stapelverarbeitung ist aber nicht ersichtlich, welchen Kunden der Hinweistext betrifft.

    Besteht die Möglichkeit, den Hinweistext um die Kundennummer zu ergänzen?

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  17. WS-Center, Stapelverarbeitung bei mehreren Anlagen auf einem Kunden

    Es wäre höchst vorteilhaft, aus einem Wartungsprojekt mit vielen Anlagen Sammelrechnungen zu erstellen. Habe einen Kunden der genau diese Funktion benötigen würde

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  18. Wartungsbericht Bemerkungen

    Unserer Meinung nach muss zwingend die Möglichkeit bestehen, dass ein Monteur während/nach einer Wartung nicht nur Messwerte, sondern auch bestehende Mängel (u.Ä.) in Textform zu diesem Wartungsauftrag notieren kann. Daraus muss ein Dokument erstellbar sein, welches man ausdrucken oder der Rechnung hinzufügen kann.
    Es wäre ebenfalls sinnvoll, wenn die Messwerte nicht nur in Ziffern, sondern auch als Buchstaben eingegeben werden können.(Übergangslösung).

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  19. Hallo, in der App bei Wartungsvertrag auf einem Klick alle Kontaktdaten einsehbar.

    Kunde benutzt die PWA für die Wartungsverträge und wünscht sich per Knopfdruck aus dem Wartungsvertrag heraus die Kontaktdaten einzusehen.

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  20. Ausgabe der Rechnung über Stapelverarbeitung sortiert nach Kunde ausdrucken

    Die Sortierung der Vertragsrechnungen in der Stapelverarbeitung hat keinen Einfluss auf die Druckausgabe, aktuelle müssen ca. 300 Rechnungen im Monat nach dem Ausdruck wieder nach Kunden sortiert werden, da viele Kunden mehrere Rechnungen bekommen.

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