Dokumente verschieben
Dokumente ohne Projekt können nicht oder nur sehr umständlich zu einem anderen Kunden verschoben werden.
Ein Beispiel:
Eine Wohnungsgenossenschaft oder Hausverwaltung verwaltet 20 Gebäude. Darin werden jahrelang kleinere Aufträge ohne Projektzuordnung durchgeführt. Alle Angebote, Rechnungen, usw. werden logischerweise unter dem einen Kunden gespeichert.
Ein Gebäude davon wird nun verkauft und ein neuer Kunde angelegt oder die Hausverwaltung wechselt. Die Reparaturhistorie mit allen Dokumenten als wertvollste Datenbank ist nun bei dem anderen Kunden gespeichert und damit verloren. Denn wer weiss schon nach 5 Jahren noch den Vorbesitzer oder die vorherige Hausverwaltung.
Ich wünsche mir deshalb, dass ich in der Historie mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen und zu einer anderen Kundennummer und nicht nur zu einem anderen Projekt verschieben kann. (Bisher muss ich das umständlich über die Datenbank und die Kundennummer z.B. in dokrech und dstrukt erledigen.) Das Dokument wird dabei ja nicht verändert.
Der Weg, das Dokument zu öffnen, die Adresszuordnung in den Dokumenteigenschaften zu ändern und wieder zu speichern, ohne das Adressfeld zu aktualisieren, funktioniert nur bei Dokumenten, die noch nicht im Rechnungsausgangsbuch verarbeitet sind. Ausserdem geht dann das Druckkennzeichen verloren.
Man kann das Problem zwar weitgehend dadurch vermeiden, dass man für jedes Gebäude eine Kundennummer anlegt, z.B.
WEG
x-straße in x-Ort
vertreten durch
Hausverwaltung z
z-Straße
z-Ort
aber dafür muss man dann bei jedem Gebäude die Adressdaten aktualisieren, wenn die Hausverwaltung z.B. die Telefonnummer ändert.
Haustechnik Bachmaier
teilte diese Idee
Eine Änderung von den Daten über die Datenbank solte nicht vorgenommen werden. Spätestens bei einer Buchprüfung und der Überlassung der Daten (Z3) werden die Zugehörigkeiten nicht mehr stimmen und Fragen beim Betriebsprüfer aufwerden.
Rein aus der Sicht der GoBD ist es nicht angedacht eine Rechnung vom Kunden 10014 nach zwei Jahren dem Kunden 10002 zuzuordnen.
Eine Umsetzung der Funktion werden wir schon aus Gründen der GoBD nicht vornehmen.
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Frank Neubauer
kommentierte
Jetzt wird zu komplex ...
Daher lade ich Sie jetzt einfach mal zu unserem Online-Stammtisch ein.
Kontaktieren Sie mich einfach unter: topkontor(ät)frank-neubauer-marketing.de -
Haustechnik Bachmaier
kommentierte
Sie haben zwar nicht exakt die gleiche Problemstellung (Objekte mit unterschiedlichen Rechnungsempfängern <> Ein Rechnungsempfänger mit unterschiedlichen Objekten), aber vermutlich denselben Wunsch: Eine OBJEKTHISTORIE
Die haben Sie mit Ihrer Variante überhaupt nicht, denn Sie müssen erst alle Historien verschiedener Rechnungsempfänger zu einem Objekt durchsuchen.Sie wissen aber sicherlich, dass Sie auch das Objekt als zentrale Rechnungsadresse anlegen und dann die Adresse im Dokument mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger manuell überschreiben könnten? Diese Vorgehensweise verwenden wir in Einzelfällen, wenn z.B. ein Mieter eine Kleinreparatur selbst bezahlen muss. Die Rechnung wird beim Objekt/Hausbesitzer angelegt und die Adresse manuell mit der des Mieters überschrieben. Diese Adressen sind dann allerdings nur im jeweiligen Dokument gespeichert.
Mit Objektadressen arbeiten wir überhaupt nicht, hierfür sehen wir keinerlei konkreten Nutzen. Man kann weder Dokumente in der Historie danach filtern noch Objektadressen bei Eigentümer-/Verwalterwechsel einschl. allen zugehörigen Dokumenten anderen Kunden zuordnen. Diese beiden Punkte wäre ebenso wünschenswert.
Beim Verschieben, wie ich es hier anrege, werden die Dokumente nur einer anderen Kundenhistorie zugeordnet. Das Dokument selbst, wie auch die Adresse im Dokument, bleibt dabei unverändert. Man kann daher später auch noch durch Öffnen der Dokumente erkennen, dass das Haus/Whg/etc. früher einen anderen Eigentümer/Verwalter/Mieter/etc. hatte.
Wir haben auch eine Ordnerstruktur mit externen Dokumenten, die aufgrund des Aufwands (und auch der doppelten Datenhaltung) nicht einzeln in die TopKontor-Historie importiert werden.
Deshalb auch der ergänzende Wunsch, eine Ordner-Verknüpfung zu jeder Adresse verlinken zu können. Dieser Wunsch wurde auch schon geäussert und als erledigt gekennzeichnet, ist es aber nicht. Es können nur EINZELNE Dokumente in die Historie importiert werden oder eine Ordnerverknüpfung zu einem PROJEKT, aber nicht eine Ordnerverknüpfung zu einem KUNDEN. -
Frank Neubauer
kommentierte
Bei mir ist es genau so. Ich habe Objekte mit unterschiedlichen Rechnungsempfängern.
Die Variante, Dokumente im nachhinein einen anderem Rechnungsempfänger zuzuordnen ist für meine Begriffe sehr kritisch ! - auch aus buchhalterischer Sicht.
Meine Lösung ist:
Es wird die Rechnungsadresse angelegt und die 2. Adresse ist die Objektadresse
Extern habe ich eine Ordnerstruktur angelegt, die nach Objektadressen sortiert ist, da auch für mich das Objekt vorrang hat. Wer die Rechnung schlussendlich bezahlt ist zweitrangig.
Das ganze dann noch mit einem Dokumentenmanager verwaltet - und fertig.